دانش

پیش از اینها در مورد مزایای VOIP صحبت کرده بودیم . امروز به دلایل بیشتر برای مهاجرت از سیستم سانترال به VOIP می‌پردازیم .

با پیشرفت تکنولوژی روز ، بسیاری از سازمان‌ها در حال ارتقاء سیستم‌های ارتباطی خود هستند . جالب است بدانید که در ارتقاء ارتباطات مخابراتی ، بیشترین این ارتباطات از سیستم‌های قدیمی ، به voip ارتقا پیدا می‌کنند .

حال 10 دلیل برای اینکه چرا باید سیستم قدیمی سازمان‌ها به voip  ارتقاء یابد را بررسی می‌کنیم :

1- با VOIP ، تحولی در جدول هزینه‌های تماس خود ایجاد کنید !

از آنجایی که با استفاده از voip ، برای برقراری تماس‌ها و ارسال داده‌ها ، از اینترنت استفاده می‌شود ، کلیه‌ی تماس‌های درون سازمانی و بین سازمان‌های دارنده‌ی voip کاملا” رایگان خواهد بود .

همینطور ارتباط تلفنی با سایر کشورها و سازمان‌هایی که voip دارند به صورت کاملا” رایگان برقرار می‌شود . در نتیجه هزینه‌های قبض تلفن سازمان‌ها به شدت کاهش می‌یابد و در نتیجه دیگر دغدغه‌ای بابت قبوض تلفن سازمان نخواهید داشت .

2- نیازی به پرداخت هزینه بابت نگهداری از VOIP-PBX نیست !

در صورت استفاده از voip در محل سازمان ، هر‌گونه نگهداری از سیستم توسط خود سازمان انجام می‌شود . این تغییرات یا اضافه نمودن امکانات به سیستم نیازی به پرداخت هزینه‌ی اضافی نخواهد بود . حال فرض کنید بخواهید voip را بر بستر cloud دریافت نمایید ، در نتیجه اگر نیاز به تغییر یا پشتیبانی از سیستم داشته باشید ، ارائه دهنده سیستم ، آن تغییرات را انجام می‌دهد و سازمان ، بابت پشتیبانی و نگهداری مستلزم پرداخت هزینه است .

3- بدون نیاز به تهیه‌ی سخت افزار جدید !

عموما” برای تغییر یا ارتقاء هر سیستمی به سیستم بهتر و بروز‌تر ، سازمان‌ها می‌بایست هزینه‌های گزافی پرداخت نمایند . اما جالب است بدانید اگر voip را از سرویس دهندگانی که خدمات را بر بستر voip ارائه می‌دهند تهیه کنید ، بابت هیچ‌گونه سخت‌افزاری نیاز به پرداخت نخواهد بود و شما تنها بابت دستگاه‌های تلفن گویا تحت شبکه هزینه پرداخت می‌کنید . از طرفی ساده‌ترین مدل‌ تلفن‌های تحت‌شبکه نیز تا حد کمی قابل ارتقاء از لحاظ نرم افزاری هستند که این باز از هزینه های شما می‌کاهد .

4- ارسال اتوماتیک تماس های صوتی به ایمیل!

آیا تا به حال فکر کرده‌اید که زمان زیادی صرف مطالعه‌ی ایمیل ها می‌شود ؟ دیگر با voip تمامی پست‌ها ، تلفن‌ها و پیام‌های صوتی به ایمیل شما نیز ارسال می‌گردد و همیشه یک بانک اطلاعاتی مناسب و جامع از کلیه‌ی تماس‌ها خواهید داشت .

5- دستگاه فکس را از روی میز خود جمع کنید !

سیستم فکس ممکن است قدیمی به نظر رسد اما برخی از کسب و کارها به آن نیاز دارند و نمی‌توان منکر این موضوع شد . دستگاه فکس ، خود نیاز به سرویس و نگهداری دارد و این مستلزم پرداخت هزینه است . همینطور برای ارسال و دریافت فکس ، کاغذ زیادی مصرف خواهد شد . جالب است بدانید با voip ، شما دستگاه فکس نیز خواهید داشت . با استفاده از  فکس دیجیتالی ، کلیه‌ی فکس‌ها از طریق کامپیوتر و بدون مصرف کاغذ انجام خواهد گرفت .

6- یکپارچه سازی صداها در تمامی نرم افزار های سازمان

ممکن است در بخش‌های مختلف سازمان‌ از نرم‌افزار‌های مختلفی با قابلیت‌های متفاوت استفاده شود (مثل سیستم‌های پیجر و نرم‌افزار‌های خاص برخی از سازمان‌ها ). با توجه به‌اینکه voip علاوه بر اتصال به شبکه ، قابلیت اتصال به اینترنت را نیز دارد ، بسیاری از قابلیت‌ها و امکانات را ، می‌توان بین آن و دیگر نرم افزارها به اشتراک گذاشت . مثلا” در بخش بازاریابی و فروش می‌توان برنامه‌های نرم افزار CRM را با  VOIPارتباط داد و بسیاری از فراخوان‌های سازمان برای مشتریان را با استفاده از VOIP انجام داد .

7- مطمئن باشید رضایتمندی مشتریان به حداکثر می‌رسد !

مسلما هیچ یک از ما دوست نداریم تا حین تماس ، پشت خط بمانیم و یا تماس ما بین بخش‌های مختلف سازمان انتقال یابد . این موضوع علاوه بر وقت گیر بودن برای کارمندان سازمان‌ها ، مشتریان را خسته و کلافه می‌کند . برای برطرف نمودن این‌گونه مسائل ، سیستم‌های IVR بوجود آمده‌اند . اما تهیه‌ی این سیستم ممکن است گاها” بسیار هزینه‌بر باشد ! حال خوب است بدانید که پشتیبانی VOIP با کمترین هزینه‌ی ممکن ، کار سیستم IVR را انجام می‌دهد و تماس‌های ورودی در ابتدا به اپراتور گویا وصل شده و با شماره گیری توسط تماس گیرنده ، او به بخش یا دپارتمان مورد نظر وصل می‌شود . حتی اگر تماس گیرنده شماره داخلی بخش مورد نظر در سازمان را بداند دیگر نیازی نیست تا منتظر تلفن گویا باشد ! کافیست پس از شماره‌گیری شماره سازمان و برقراری ارتباط اولیه ، با شماره‌گیری داخلی مورد نظر به بخش مربوطه متصل شود .

8- برای راه‌اندازی VOIP نگران صرف زمان طولانی نباشید !

زمانبر بودن راه‌اندازی بسیاری از تکنولوژی‌ها باعث می‌شود تا سازمان‌ها از آن تکنولوژی صرف نظر کنند ! جالب است بدانید برای ارتقاء سیستم سازمان به  HOSTED VOIP ( سرویسی که توسط سرویس‌دهندگان ارائه می‌شود ) فقط نیاز به چند ساعت یا حداکثر یکی دو روز می‌باشد . این تکنولوژی به‌قدری پیشرفته است که حتی تکنسینی به سازمان شما مراجعه نخواهد کرد و فقط کافیست پس از انجام مراحل لازم توسط سرویس‌دهنده ، تلفن تحت شبکه در سازمان به سیستم متصل شده و پس از آن ، از دریای امکانات ویپ استفاده کنید .

9- با امکانات VOIP ، کسب و کار خود را به روز کنید

بسیاری از افراد در طی روز از دستگاه‌های مختلفی مثل تلفن‌همراه ، تلفن‌ محل‌کار ، لپ‌تاپ و … استفاده می‌کنند . هر کاربر می‌تواند سیستم را به گونه‌ای تنظیم کند که در هرجا و هر‌نقطه در دسترس باشد و کلیه‌ی تماس‌ها به او وصل شود و همینطور از امکانات پیشرفته‌ای مثل پیام‌صوتی ، انتقال تماس اتوماتیک ، تماس گروهی و … استفاده نماید . این امکاناتی است که بیشتر ارائه دهندگان سرویس VOIP در سرویس‌های خود ارائه می‌دهند .

10- نیاز به پرداخت هیچ هزینه اضافه‌‌‌‌‌‌‌ ای نیست !

با استفاده از سیستم تلفن‌های سنتی در ابتدا نیاز است تا تعداد خطوط تلفنی مورد نیاز را مشخص نمایید . معمولا” بیشتر سازمان‌ها برآوردشان بیش از نیاز واقعیشان است و به همین دلیل آنان هزینه‌ای مازاد ، بابت خدماتی که به آن نیاز ندارند می‌پردازند . یکی دیگر از شگفتی های VOIP این است که خطوط آن به سرعت می توانند تامین شوند و این امر نیز زمانبر نخواهد بود ! از جمله مزایای VOIP این است که شما با اطمینان ، تنها بابت خدماتی که در حال دریافت هستید هزینه می‌پردازید و هزینه ای بیهوده نخواهید پرداخت .

آنچه در بالا گفتیم ، تنها دلایلی نیستند که شما باید سیستم تلفن سنتی (سانترال) را به VOIP ارتقاء دهید ! با VOIP شما از مزیت‌های بیشماری بهرمند خواهید شد ، اما بدانید سیستم سازمان هرچه سریعتر به VOIP ارتقاء یابد ، سازمان زودتر از مزایای آن بهره‌مند خواهد شد و درواقع سازمان با استفاده از VOIP ، از جدیدترین و به روز‌ترین تکنولوژی دنیا در حال استفاده است .

این را به خاطر بسپارید که VOIP آینده است و شما نباید از آینده جا بمانید …

با توجه به توسعه روزافزون کسب و کارهای مجازی و اقتصاد دیجیتال، یکی از حوزه‌هایی که نیاز به ارتباط و مدیریت مخاطبان (از راه دور) را داراست، کسب و کارهای اینترنتی است. VoiPing فناوری‌ و راهکارهای مبتنی بر VOIP را به صورت تخصصی در حوزه کسب و کارهای اینترنتی توسعه داده است. در این بخش به بررسی اهمیت استفاده از فناوری VOIP برای کسب و کارهای اینترنتی و راهکارهای پیشنهادی VoiPing خواهیم پرداخت.

ضرورت استفاده از VOIP در کسب وکارهای اینترنتی

ایجاد راه‌های ارتباطی متنوع و فعال برای مشتریان یکی از عوامل موثر در جلب اعتماد مشتریان است. جلب اعتماد مشتریان علاوه‌بر افزایش فروش، افزایش رضایت و وفاداری را در بلند مدت در پی خواهد داشت.

در حال حاضر در میان کسب و کار‌های اینترنتی با توجه به ماهیت یک کسب و کار آنلاین، عمده راه‌های ارتباطی را گفتگو آنلاین در سایت، فرم تماس با ما، ایمیل و … تشکیل می‌دهند. راه‌های عنوان گردیده فرآیند پشتیبانی را برای کسب و کار تسهیل نموده و این امکان را می‌دهد تا هر فرد در هر زمان و مکانی خدمات پشتیبانی به مشتریان را ارائه کند.

در مقابل اما راهکار پشتیبانی با تلفن گویا، تجربه خرید و پشتیبانی به مراتب بهتری را برای مشتریان، نسبت به دیگر راهکارها خواهد ساخت. به شرط استفاده از امکانات سیستم‌های تلفنی مبتنی بر VOIP که در ادامه به بررسی آن ها خواهیم پرداخت.

ضبط مکالمات

ضبط مکالمه یکی از مزایای استفاده از سیستم تلفنی VOIP در کسب و کارهای اینترنتی می‌باشد که سه مورد از کاربرد‌های مهم این قابلیت عبارت است از:

• مسئولیت پذیری شرکت : با یک سوء تفاهم کوچک شرکت‌ها ممکن است درگیر پرونده‌هایی شوند که می‌تواند منجر به یک دعوای حقوقی شود. با ضبط کردن مکالمات، شرکت شما قادر خواهد بود که بسیاری از این اتفاقات را مدبریت کند.
• بررسی عملکرد : تعامل بین اپراتورهای مرکز تماس و مشتری اهمیت بسیار زیادی دارد. همچنین بررسی عملکرد منابع انسانی همواره برای یک کسب و کار حائز اهمیت بوده است. ضبط مکالمات امکان نظارت بر مکالمات نیروی انسانی در بخش‌های مختلف را فراهم نموده و به بهبود کیفیت پاسخگویی کمک شایانی خواهد نمود.
• رضایت مشتری : بازبینی و باز طراحی فرآیند پاسخگویی، افزایش توانمندی کارشناسان در پاسخگویی (از لحاظ دانش فنی و آداب معاشرت) فرآیند پشتیبانی را بهبود خواهد داد. بهبود فرآیند پشتیبانی افزایش رضایت مشتریان را در پی خواهد داشت.

سیستم مدیریت تماس و صف انتظار

سیستم مدیریت تماس و صف انتظار نیز یکی از امکانات کاربردی و مزایای ویپ برای کسب و کارهای اینترنتی می‌باشد. گاهی اوقات، یکی از کارمندان سازمان مشغول صحبت تلفنی با یک مشتری است، اما دیگر همکاران وی آزاد هستند و می‌توانند دیگر تماس­‌های دریافتی آن کارمند را پاسخ دهند. برنامه‌­های مدیریت تماس، استراتژی پاسخگویی گروهی را اجرا می­‌کنند. این برنامه­‌ها، تماس­‌های تلفنی را به جای یک نفر، به چندنفر ارجاع می­‌دهند. بدین ترتیب، اطمینان حاصل خواهد شد که تلفن­‌ها، نه برمبنای دسترسی پذیری یک کارمند، بلکه برحسب دسترسی پذیری کل گروه کارمندان پاسخ داده می­‌شوند.

برنامه‌­های مدیریت تماس، زمان انتظار را برای مشتریان حذف می­‌کنند و تماس­های دریافتی را به کارمندان آزاد هدایت می­‌نمایند. به این ترتیب تمام اعضای گروه بطور همزمان از دریافت تماس مطلع می­‌شوند و همه‌ی اعضا، شانس پاسخگویی به تلفن را دارند. در برخی از برنامه­‌ها، اعضا برحسب نوبت، تلفن­‌ها را پاسخ می­‌دهند؛ این بدان معناست که هر تماس تلفنی، پس از عبور از یک پنجره‌ی زمانی، به کارمند بعدی هدایت می‌­شود.

با استفاده از امکانات مدیریت تماس سیستم تلفنی مبتنی بر VOIP می‌توان مدت زمان تماس، زمان نگهداری، زمان انتظار، دایورت کردن تماس، نشان دادن شناسه‌ی تماس گیرنده، انتظار تماس، مسیریابی تماس و به طور کلی همه‌ی موارد مربوط به یک تماس را ردیابی نمود.

استفاده از شماره ثابت در هر زمان و مکان

به طور مثال در زمان دورکاری، کارکنان می‌توانند از راه دور به خدمات رسانی و پاسخگویی بپردازند و با دسترسی لحظه‌ای ، تنها با اتصال به اینترنت ، تمامی همکاران با یکدیگر در ارتباط بوده و از خدمات دورکاری استفاده نمایند.

یک شماره تجاری رسمی داشته باشید

این قابلیت یکی از جذاب‌ترین امکانات و مزایای سیستم VOIP برای کسب و کارهای اینترنتی و نو پا می‌باشد. با استفاده از این قابلیت امکان تهیه شماره تماس در تهران و فعالیت در دیگر شهر‌ها وجود دارد. ارائه یک شماره تماس ثابت به خصوص در تهران حس اعتماد را در مشتریان ایجاد می‌کند.

جایگزین کردن سیگنال‌­های اشغال با ویژگی­‌های تلفن­‌های کاری هوشمند

مخرب‌ترین و منفی‌‌ترین جنبه‌ی یک سیگنال اشغال، انتقال پیام “مخاطب در دسترس نمی‌­باشد” به مشتری است. در دنیایی که مشتری در انواع رسانه‌­های اجتماعی، ایمیل و تماس­‌های ویدئویی غرق شده است، سیگنال اشغال صرفاً یک بوق آزاردهنده نیست؛ بلکه پایان تمایل مشتری به برقراری تماس با شماست. و احتمالاً، ایشان با یکی از رقبای شما تماس خواهد گرفت.

سیستم VOIP، از مشخصات و ویژگی‌­هایی برخوردار می‌باشد که زمان انتظار تماس گیرنده را کاهش داده و تجربه‌ی ایشان از برقراری تماس تلفنی با سازمان شما را بهبود می­‌بخشد. بدین ترتیب، می‌توان تعداد تماس‌های تلفنی ناموفق را به حداقل رساند.

پخش موسیقی برای سرگرم کردن مشتریان پشت خط

شرکت تلفن و تلگراف آمریکا (AT & T) اخیراً طی پژوهشی بدین نتیجه رسیده است که مشتریانی که به مدت 30 ثانیه و بدون پخش موسیقی، پشت خط منتظر می­‌مانند، تصور می­‌کنند که زمان انتظار ایشان بیش از 90 ثانیه به طول انجامیده است؛ حال آنکه مشتریانی که طی همان زمان، ضمن گوش سپردن به موسیقی منتظر می‌­مانند، تصور می‌­کنند که زمان انتظار 15 ثانیه بوده است. نتیجه ی این پژوهش کاملاً مشخص است: اگر مشتریان را پشت خط منتظر می‌­گذارید، یک موسیقی برایشان پخش کنید.

موسیقی انتظار، به سادگی قابل پخش است. اکثر شرکت‌­ها، موسیقی­‌های استاندارد نظیر سبک­‌های جاز و کلاسیک را به عنوان موسیقی انتظار انتخاب می‌­کنند؛ و ضمن بروزرسانی سیستم خود، امکان تغییر و انتخاب موسیقی موردعلاقه را برای مشتریان فراهم می­‌آورند. بعلاوه، شما می‌­توانید یک پیام صوتی را به عنوان موسیقی پخش کرده و طی آن، اطلاعاتی درباره ی خدمات و محصولات خود در اختیار مشتری قرار دهید.

ترغیب تماس گیرنده­‌ها به درج پیام صوتی

اگر احتمال می­‌دهید که به مدت طولانی قادر به پاسخگویی به تماس­‌های تلفنی نیستید، می‌توانید تماس­‌های دریافتی را بطور دائم به صندوق پیام صوتی انتقال دهید؛ در این صورت، مشتری به مدت طولانی پشت خط منتظر نخواهد ماند. اگر این استراتژی را انتخاب کرده‌اید، باید یک پیام خوشامدگویی صوتی برای تلفن گویای خود ضبط کنید. این پیام باید وجهه‌ای حرفه‌ای و مؤدبانه داشته باشد. بعلاوه، شما می­‌توانید یک آدرس ایمیل (یا یک راه ارتباطی دیگر) در اختیار تماس گیرنده قرار داده تا از آن راه با شما ارتباط برقرار کند. به ایشان اعلام کنید که با توجه به شرایط، بطور منظم به تماس­‌های ایشان پاسخ خواهید داد.

فکس نرم‌افزاری

با VOIP از شر دستگاه‌های پر دردسر فکس راحت شوید و از این سرویس به راحتی، در یک پنل نرم‌افزاری تحت وب و یا ایمیل خود استفاده نمایید.

استفاده از تلفن نرم‌افزاری

از جمله ویژگی‌هایی که باعث می‌شود تا هزینه راه‌اندازی سیستم تلفنی VOIP برای کسب و کارهای اینترنتی و نو پا کاهش یابد استفاده از تلفن نرم‌افزاری می‌باشد. به کمک این ویژگی برای صحبت با همکاران و یا مشتزیان خود، نیاز به تلفن سخت افزاری نخواهید داشت. شما می‌توانید از کامپیوتر و یا موبایل برای ارتباطات سازمانی خود استفاده نمایید.

برگزاری نظرسنجی تلفنی از مشتریان

نحوه کار این ماژول در سیستم VOIP  به این صورت است که هنگام ورود مشتری به صف پاسخگویی، از او خواسته می‌شود تا در پایان مکالمه، در نظرسنجی تلفنی شرکت نموده و به عملکرد اپراتور پاسخ دهنده، امتیاز دهد. بنابراین پس از پایان مکالمه، مشتری به سیستم نظرسنجی تلفنی هدایت شده و میزان رضایت‌مندی خود از پاسخگویی اپراتور و یا خدمات را با شماره‌گیری یک عدد ثبت می‌‌نماید.

ایجاد پروفایل مشتریان در سیستم تلقنی VOIP

در سیستم‌ تلفنی مبتی بر VOIP اطلاعات تماسی مشتریان بر رایانه نمایش داده و در بانک اطلاعاتی ثبت می‌گردد. در ادامه اپراتور مربوطه در حین پاسخگویی به تماس گیرنده فرمی از نیاز مشتری، زمان تماس، نیاز به پیگیری و … را تکمیل می‌نماید. فرم تکمیل گردیده در تماس‌های بعدی مشتری نمایش داده شده و دیگر اپراتور‌ها نیز با شناخت مناسب از مشتری به پاسخگویی خواهند پرداخت. همچنین در صورت مشخص نمودن حوزه فعالیت و یا نوع نیاز مخاطبان می‌توان آنان را در تماس‌های بعدی به صورت خودکار به بخش و کارشناس مربوطه هدایت نمود.

 

نیاز آژانس های املاک به خدمات ارتباطی پیشرفته از جمله خدمات VOIP

اجازه دهید قبل از بررسی خدمات VOIP به آژانس های امکلاک و مسکن به لزوم استفاده از راه‌کار‌های ارتباطی نسل نو در کسب‌و‌کارها اشاره‌ای کنیم :

همانطور که می‌دانیم لازمه‌ی بقاء اقتصادی در هر جامعه ، کسب و کار‌ها هستند که قطعا برای رونق آن در عصر حاضر باید با تکنولوژی همراه و همسو بود . با افزایش دانش بشر و به کار گرفتن تجربیات خود در ارتقاء سطح زندگی ، کسب و کار‌ها هم دست خوش تغییرات زیادی شده‌اند و استفاده از فناوری‌های جدید موجب رونق فعالیت‌های اقتصادی و توسعه کسب و کارها شده است.

یکی از نکات مهم در پیشرفت کسب و کارها ، ایجاد حس رضایت در مشتری و ارتباط قوی با اعضای مجموعه است . ارتباط با تک تک مشتریان و کنترل همه کارمندان در نگاه سنتی کاری سخت و غیر ممکن به نظر می‌رسد. اما با استفاده از تکنولوژی می‌توان بدون اتلاف زمان و استفاده از نیروی انسانی با مشتریان ارتباط داشت و بر عملکرد کارمندان نظارت کرد .

به عنوان مثال اگر بخواهیم در کسب و کار خود برای بهبود خدمات ، شناخت بهتری از مشتریان داشته باشیم ، یک راه ارتباط کلامی با همه مشتریان است که بسیار زمان بر بوده و ممکن است خروجی نهایی نتیجه دلخواه ما نباشد زیرا ممکن است مشتریان به دلایلی مانند خجالت ، کم حوصلگی و… ارتباط کلامی مطلوبی برقرار نکنند . همچنین برای کنترل و ارتباط بین اعضای مجموعه روش های قدیمی مانند کار گذاشتن دستگاه شنود یا ارتباط از طریق برقراری تماس یا … دیگر قدیمی شده و کارایی خود را از دست داده‌اند . اما با استفاده از ابزارهای نوین فناوری ارتباطی مانند VOIP می‌توان شناخت بسیار بهتری از مشتریان و اعضای مجموعه پیدا کرد .

در این مقاله آموزشی کاربردی قصد داریم برخی از مزایا و کاربرد‌ خدمات ویپ برای آژانس های املاک را مورد بررسی قرار داده تا دریابیم که چگونه به وسیله این فناوری بی‌نظیر می‌توانیم راهکاری نو برای مسائل یاد شده ارائه کنیم ، پس با ما همراه باشید .

خدمات VOIP برای آژانس های مسکن

شرکت ویرا پردازش رامان با کمک تیم مجرب خود و با استفاده از دانش روز تکنولوژی ارتباطی توانسته خدمات و قابلیت‌های VOIP را در زمینه شغلی آژانس مسکن گسترش داده تا مالکان این کسب و کار با استفاده از این قابلیت ها بتوانند سهولت در ارتباط داخلی و خارجی دفتر خود را تجربه کنند و همچنین رضایت مراجعه کنندگان و مشتریان خود را نیز بدست آورند. برخی از این قابلیت‌ها به شرح زیر می‌باشد :

شنود مکالمات و نجوا

شما می‌توانید به مکالمات پرسنل خود در لحظه گوش کنید . این قابلیت برای کنترل بهتر مشاوران آژانس مسکن می‌باشد و همچنین شما با استفاده از این سامانه می‌توانید مکالمات مشاوران تازه کار را شنود کرده و برای پاسخگویی بهتر و دقیق‌تر ، آن‌ها را راهنمایی کنید . به این قابلیت نجوا می‌گویند .

تخصیص شماره داخلی برای هر مشاور بر روی تلفن دفتر و تلفن همراه

تا به حال به این فکر کرده‌اید که بتوانید با گرفتن شماره داخلی کارمند یا مشاور خود به تلفن همراه این شخص متصل شوید؟ حتما برای شما اتفاق افتاده که داخلی یکی از کارمندان یا مشاوران خود را گرفته ولی او پاسخگو نبوده است و مجبورید شماره تلفن همراه این شخص را بگیرید تا با او صحبت کنید . شما با استفاده از این قابلیت می‌توانید برای هر مشاور شماره داخلی مشخصی را اختصاص دهید و این شماره داخلی مشخص شده یا شماره داخلی دیگری را به تلفن همراه این مشاور اختصاص داده تا زمانی که مشاور در خارج از محیط آژانس مسکن است بتواند جواب مشتریان خود را بدهد . با استفاده از این قابلیت دیگر نیازی به گرفتن شماره تلفن همراه کارمندان و مشاوران نیست و با گرفتن شماره داخلی این شخص به تلفن همراهش متصل می‌شوید. به عبارت دیگر شما می‌توانید به صورت رایگان با مشاوران و کارمندان خود در خارج از دفتر آژانس مسکن ارتباط برقرار کنید .

ایجاد تماس مستقیم با مشاوران و کارمندان

قابلیت تماس مستقیم یکی از امکانات ویژه و مزایای ویپ برای آژانس های املاک می‌باشد .همانطور که می‌دانید عموما فقط یک مشاور مسئولیت تمامی کارهای یک مشتری را به عهده می‌گیرد و دیگر مشاوران با این مشتری در ارتباط نیستند ، بنابراین این نیاز احساس می‌شود که هر مشتری بتواند هنگام تماس به صورت مستقیم به کارشناس خود وصل شود . فرض کنید مشتری با دفتر شما تماس گرفت و یکی از مشاوران مسئولیت ارائه خدمات از جمله فروش یا اجاره مسکن را برای مشتری به عهده گرفت . در صورتی که این سامانه فعال باشد ، اگر مجددا همان مشتری تماس بگیرد ، به شکل اتوماتیک به همان مشاور وصل می‌شود . این امر هم برای مشتریان خوش آیند است چرا که با یک نفر همیشه در ارتباط هستند و هم برای مشاوران خوش آیند است زیرا که مستقیم به مشتری خود وصل می‌گردند . همچنین اگر شما قابلیت تخصیص شماره داخلی بر روی تلفن همراه کارشناس را فعال کرده باشید (قابلیت شماره 3) ، مشتری هنگام تماس با دفتر آژانس مسکن مستقیم به تلفن همراه کارشناس مربوطه متصل می‌گردد .

سامانه نظر سنجی از خدمات ارائه شده

حتما خیلی وقت‌ها شده که بخواهید بدانید رفتار پرسنلتان با مشتریان و ارباب رجوعان چگونه است ؟! با استفاده از این سامانه پس از هر تماس ورودی و ارائه خدمات به مشتریان ، اپراتور یا مشاور تلفن را قطع می‌کند و مشتری اتوماتیک به سامانه نظرسنجی وصل می‌شود تا بتواند به کیفیت خدمات دریافتی از آن اپراتور یا مشاور امتیاز دهد . در صورتی که امتیاز داده شده ضعیف باشد می‌تواند به پنلی ارتباط داده شود تا دلیل عدم رضایت خود را بیان کند و صدای او ضبط شده و همان لحظه این پیغام ضبط شده و اصل فایل ضبط شده مکالمه برای مدیریت مجموعه ارسال شود .

همینطور می‌توانید پس از ارائه خدمات حضوری ، با مشتریان تماس بگیرید (به شکل اتوماتیک و در زمان از پیش تعیین شده) و از ایشان در مورد خدمات دریافت شده نظرسنجی را انجام دهید . با استفاده از سامانه نظرسنجی شما می‌توانید مشاوری که از لحاظ ارتباطی با مشتریان قوی‌تر است را شناسایی کنید و در زمینه قراردادهای مهمتر از این مشاور استفاده کنید .

ارسال پیامک خوش آمد گویی به مشتریان

ارسال پیامک خوش آمد گویی نیز یکی از امکانات جذاب و مزایای VOIP برای آژانس های املاک می‌باشد . قطعا شما به عنوان یک مالک آژانس مسکن موفق به دنبال جلب رضایت مشتریانتان هستید . با استفاده از این قابلیت هنگامی که مشتریان برای اولین بار با دفتر آژانس مسکن شما تماس می‌گیرند ، تلفن آن‌ها به صورت خودکار در سیستم ذخیره شده و پس از پایان تماس متنی در قالب خوش آمد گویی برای مشتریان ارسال می‌گردد . شما با استفاده از این قابلیت حس رضایت را برای مشتری به ارمغان می‌آورید و نام آژانس مسکن شما در ذهن مشتریان به نیکی می‌ماند .

سامانه تلفن گویا

با استفاده از این سامانه آژانس مسکن شما صاحب یک منشی هوشمند می‌شود . با استفاده از این منشی هوشمند ، زمانی که مشتری تماس بگیرد ، به تلفن گویا وصل شده و با وارد کردن داخلی مورد نظر به قسمت مربوطه وصل می‌گردد . همچنین با استفاده از این سامانه زمانی که صاحبان ملک با آژانس مسکن شما تماس می‌گیرند ، می‌توانند به صورت خودکار فایل ملک خود را با تمام جزئیات از جمله متراژ ، موقعیت ، سن ساختمان ، طبقه و … ثبت کنند .

قابلیت ضبط و مدیریت مکالمات

یکی از مهم‌ترین نیازهای مالک آژانس مسکن بررسی و کنترل تماس های مشاوران با مشتریان است . با استفاده از این امکان ، شما به عنوان مالک آژانس مسکن می‌توانید تمامی تماس‌های ورودی و خروجی دفتر خود را کنترل و دسته بندی نمایید . تمامی تماس‌ها ضبط شده و قابلیت دسته بندی دارند . به عنوان مثال می‌توانید تماس‌های بالای 30 دقیقه را دسته بندی نمایید و به آن‌ها گوش دهید . از آنجایی که هزینه‌های مربوط به مخابرات در آژانس های مسکن بالا می‌باشد ، با استفاده از این قابلیت بعضی تماس‌های بی‌فایده و یا حتی تماس‌های شخصی مشاوران و کارمندان شناسایی می‌گردد و کنترل شما بر روی دفترتان افزایش می‌یابد .

دفترچه تلفن تحت وب هوشمند آژانس مسکن

یکی از نیازهای همیشگی در آژانس‌های مسکن، برقراری تماس‌های تلفنی با تلفن همراه یا ثابت مشتریان و همکاران می‌باشد ، طبیعتا مدیریت حجم بالای اطلاعات مخاطبان با استفاده از روش‌های قدیمی مانند استفاده از دفترچه تلفن‌های کاغذی یا استفاده از فایل اکسل ، امری دشوار و سخت خواهد بود . این امر معمولا در بسیاری از موارد با اتلاف وقت ، هزینه و اطلاعات همراه می‌باشد. تیم VoiPing تمام نیاز‌های گفته شده را با طراحی دفترچه تلفن تحت وب هوشمند مخصوص آژانس‌های مسکن بر طرف ساخته است . قابلیت‌های این دفترچه تلفن هوشمند به شرح زیر می‌باشد :

• سیستم یادآوری کننده (reminder) : شما می‌توانید اطلاعات مشخصی از مشتریانتان را که نیاز به یادآوری دارند در این دفترچه تلفن وارد کنید و سیستم در آن روز مشخص آن اطلاعات را به شما یادآوری می‌کند . به عنوان مثال می‌توانید تاریخ یک ماه قبل از اتمام قرارداد ملکی را ثبت کنید که در روز مشخص شده به شما یاد آور شود تا با مالک ملک یا مستاجر جهت تمدید قرارداد تماس بگیرید و یا حتی می‌توانید تاریخ تولد مشتریانتان را ذخیره کرده تا این سیستم روز تولد مشتریان را یادآور شده و شما پیام تبریک برایشان ارسال نمایید.
• تماس آسان بدون نیاز به شماره گیری : شما این قابلیت را خواهید داشت تا پس از جستجوی مخاطب مورد نظر و مشاهده اطلاعات تماس این فرد ، با یک کلیک و بدون نیاز به شماره گیری دستی ، تنها با یک کلیک با مخاطب خود ارتباط برقرار کنید .
• سیستم مدیریت مخاطبین: از قابلیت‌های منحصر به فرد این دفترچه تلفن تحت وب هوشمند ، قابلیت خصوصی کردن مخاطب در هنگام ثبت و ذخیره سازی اطلاعات است که اطلاعات مربوط به ملک و ارتباط با مشتری را از دید سایر مشاوران در هنگام جستجو مخفی نگه می‌دارد .
• قابلیت فیلتر اطلاعات : سیستم جستجوی اطلاعات مخاطبان در دفترچه تلفن تحت وب هوشمند ، به صورت پیش فرض روی تمامی فیلدهای اطلاعاتی وارد شده جستجو را انجام می‌دهد اما با استفاده از قابلیت فیلتر که در این نرم افزار قرار داده شده ، این امکان را خواهید داشت تا با انتخاب فیلد مورد نظر خود ، جستجو را با دقت بالاتر و به صورت اختصاصی روی فیلد مورد نظر خود انجام دهید .

پاپ آپ تماس تلفنی و اتصال آن به نرم افزار آژانس مسکن (در صورت امکان)

پاپ آپ تماس یکی از جذاب‌ترین مزایای استفاده از ویپ در آژانس املاک می‌یاشد ، این پاپ آپ یک ویندوز اپلیکیشن بوده که با نصب آن بر روی کامپیوتر به هنگام زنگ خوردن تلفن ، یک پاپ آپ بر روی دسکتاپ ظاهر شده که شماره تماس فرد تماس گیرنده بر روی آن قابل مشاهده خواهد بود . اگر نرم‌افزار استفاده شده در آژانس مسکن زیرساخت مناسب برای اتصال به سیستم VOIP را داشته باشد ، هنگام تماس مشتری‌ای که اطلاعات آن روی نرم‌افزار آژانس مسکن ذخیره است ، اطلاعات آن شخص روی مانیتور منشی نمایش داده می‌شود . همچنین اگر شما از دفترچه تلفن تحت وب هوشمند تیم VoiPing استفاده می‌کنید (قابلیت شماره 8)، تمامی اطلاعات ذخیره شده مشتری هنگام تماس به روی صفحه نمایش منشی می‌آید .

قابلیت نمایش شماره تلفن آژانس مسکن به جای شماره شخصی

گاهی نیاز است که تلفن آژانس مسکن به جای شماره شخصی مشاور ، مدیر یا … بر روی تلفن مشتری نمایش داده شود . با استفاده از این قابلیت شما دیگر نگران تماس‌های بد موقع بعضی از مشتریان نیستید.

 

با پیشرفت تکنولوژی روز ، بسیاری از سازمان‌ها در حال ارتقاء سیستم‌های ارتباطی خود هستند . جالب است بدانید که در ارتقاء ارتباطات مخابراتی، بیشترین این ارتباطات از سیستم‌های قدیمی ، به  VOIP ارتقاء پیدا می‌کنند . ویرا پردازش رامان با استفاده از سیستم VOIP ، ماژول‌هایی جهت تسریع در انجام فعالیت‌هایی از قبیل کاهش هزینه‌های ارتباطی، بازاریابی، مدیریت مشتریان و… طراحی و آماده سازی کرده است . در این قسمت به شکل اختصاصی به معرفی برخی از امکانات ویژه و پشتیبانی VOIP برای آژانس ‌های مسافرتی خواهیم پرداخت ، با ما همراه باشید .

چرا آژانس های مسافرتی نیازمند سیستم VOIP هستند؟

آژانس های مسافرتی از آن دسته مشاغلی هستند که تلفن و ارتباط تلفنی به عنوان مهم‌ترین راه ارتباطی با مشتریانشان می‌باشد . حال با توجه به پیشرفت تکنولوژی در عرصه فناوری اطلاعات و ارتباطات، می‌توان از یک ارتباط تلفنی ساده به عنوان یک راهکار ارتباطی پیشرفته استفاده کرد تا بتوان در راستای گسترش فعالیت‌ها و امور مربوط به رضایتمندی مشتریان، بازاریابی، نظارت و بررسی کیفیت خدمات ارائه شده از سمت سازمان و نهایتا بررسی عملکرد اپراتورها استفاده نمود .

مشاهده سوابق تماس مشتریان در هنگام تماس

هنگامی که مشتری جدیدی با مجموعه تماس برقرار می‌کند ، صفحه‌ای روی دسکتاپ پرسنل (افرادی که گوشی آنان در حال زنگ خوردن است) باز می‌شود تا اطلاعات تماس گیرنده و توضیحات مربوطه را وارد سامانه کنند . زین پس در صورت تماس جدید از آن مشتری، در هنگام تماس، صفحه‌ای روی دسکتاپ اپراتورها باز می‌شود که حاوی اطلاعات وارد شده توسط اپراتورها می‌باشد .

هر زمان که بخواهید می‌توانید از کلیه‌ی این اطلاعات ، خروجی دریافت کنید تا در آرشیو اطلاعات مشتریان سازمان همیشه داشته باشید و یا درصورتی که اطلاعاتی از قبل از مشتریان دارید، این اطلاعات را به سیستم انتقال دهید .

اتصال مرکز تلفن با CRM

در صورتی که سازمان دارای بهترین CRM باشد می‌توان مرکز تلفن VOIP را با نرم افزار CRM ارتباط داد تا مواردی که در بالا ذکر شد به شکل خودکار انجام ‌گردد .

قابلیت دسته بندی مشتریان

می‌توان دسته بندی‌های متفاوتی از مشتریان ایجاد کرد تا هر زمان و به هر دلیلی که می‌خواهید بتوانید با گرفتن خروجی از لیست مشتریان مربوطه، آنان را به صورت منظم در اختیار داشته باشید . (مثلا برای ارسال اطلاعات تورهای جدید کیش، به بانک اطلاعاتی از مشتریان تور کیش احتیاج دارید که به این شکل از قبل آماده در اختیار دارید )

همینطور می‌توان امکانی را فراهم کرد که مشتریانی که در گروه‌های خاص قرار دارند، در صورت تماس با آژانس به طور مستقیم به واحد مربوطه متصل شوند .

ایجاد ارتباط بین شعب و کاهش هزینه‌ها

در صورتی که مجموعه‌ای دارای شعب مختلف باشد می‌توان بین این شعب ارتباط تلفنی ایجاد کرد . فرض کنید یک شعبه‌ در تهران و دیگری در شیراز باشد ، شما می‌توانید با گرفتن 201 با داخلی واحد تور ترکیه در دفتر تهران، و با گرفتن داخلی 301 با داخلی واحد تور ترکیه در دفتر شیراز ارتباط برقرار کنید .

حال فرض کنید مجموعه‌ی شما دارای شعبه‌ای خارج از کشور باشد، در چنین حالتی نیز باز هم امکان برقراری ارتباط بین شعب برای شما محیاست!

نکته‌ی قابل تامل آن است که کلیه‌ی این تماس‌ها به شکل رایگان انجام می شود!

راهکار نوین بازاریابی تلفنی

تا به امروز پیامک‌های تبلیغاتی بسیاری در ارتباط با تبلیغ تورهای دفاتر خدمات مسافرتی ارسال می‌شد. حال این امکان با ایجاد تماس صوتی نیز فراهم شده است . برای مثال می‌توانید با بانکی از شماره مشتریان خود که علاقمند به حضور در تورهای کیش هستند تماس برقرار کنید و برای تور آتی کیش اطلاع رسانی کنید و در پایان تماس از آنان بخواهید تا عدد 1 را وارد کنند تا همان لحظه به اپراتور مجموعه وصل شده و اطلاعات کامل‌تری در مورد تور کیش به دست آورند.

در ضمن برای کلیه‌ی‌ این تماس‌ها گزارشی کامل خواهید داشت تا بتوانید اثر بخشی تماس‌ها را بررسی و حتی کلیه‌‌ی تماس‌ها را ضبط کنید .

سامانه یادآوری هوشمند پیشرفته

در صورتی که مشتری از شما توری را خریداری کرد، می توانید به وسیله‌‍‌ی سامانه‌ی یادآوری ، تا انتهای سفر در کنار ایشان باشید و همراهیشان کنید!

به طور مثال ابتدای امر از خرید ایشان تشکر کنید ، سپس یک روز قبل از پرواز به ایشان یادآوری کنید تا فراموش نکنند کوله بار سفر را آماده کند ، 4 ساعت قبل از پرواز به ایشان یادآوری کنید که به فرودگاه بروند ، این امر می‌تواند با تماس ، پیغام صوتی و یا با ارسال پیامک میسر شود .

ایجاد محدودیت تماس‌های پرسنل

با‌‌‌‌توجه به اینکه مهم‌ترین راه ارتباطی دفاتر خدمات مسافرتی تلفن است ، کاملا واضح است که هزینه‌های تلفن چشمگیر خواهد بود و اگر بتوانیم این هزینه را کاهش دهیم به سازمان کمک زیادی می‌شود . فرض کنید برای مکالمات تلفنی هر یک از اپراتورها با توجه به جایگاه شغلی و نیاز‌هایی که دارند ، محدودیتی ایجاد کنیم! این بدان معناست که یک اپراتور بتواند در طی روز فقط 20 دقیقه و اپراتور دیگر بتواند 1 ساعت تماس با بیرون از سازمان داشته باشد!

این محدودیت می‌تواند مربوط به داخلی‌ها نیز باشد، یعنی پرسنل نتوانند با داخلی‌های مدیران ارتباط برقرار کنند اما مدیران امکان ارتباط با همه داخلی‌ها را داشته باشند .

ارائه گزارشات تماس سازمان در بازه‌های زمانی متفاوت

شما در هر بازه‌ی زمانی می‌توانید کلیه‌ی گزارشات تماس سازمان را رصد کنید .‌ یعنی ببینید طی یک هفته‌ی گذشته چند تماس ورودی، چند تماس خروجی داشته‌اید یا حتی تعداد تماس‌های قطع شده در IVR و یا تماس‌هایی که به دلیل اشغالی داخلی‌ها به داخلی مورد نظر وصل نشده‌اند را رصد کنید . می‌توانید این گزارش را در بازه زمانی متفاوت یا به تفکیک داخلی‌های مختلف داشته باشید .

هر زمان که بخواهید می توانید از کلیه‌ی این اطلاعات خروجی بگیرید تا در آرشیو سوابق اطلاعات تماس سازمان همیشه داشته باشید .

مانیتورینگ آنلاین مرکز تماس و اعلام وضعیت اپراتور

این پنل وضعیت آنلاین داخلی‌ها را به شما نمایش می دهد، این بدان معناست که شما امکان رصد این که کدام یک از اپراتور‌ها در حال مکالمه هستند را دارید، اپراتورهای دیگر چه مدت است که مکالمه‌ای نداشتند . همینطور فرض کنید اپراتوری می‌خواهد برای نهار میز خود را ترک کند، ایشان وضعیت خود را به وضعیت نهار تغییر می‌دهد و سوپروایزر به سادگی با ماژول مانیتورینگ متوجه اینکه اپراتور در چه وضعیتی است می‌شود .

ارائه خدمات رایگان تماس برای مسافران تورهای خارجی حین سفر

این ویژگی یکی از مهم‌ترین قابلیت‌ها و مزایای VOIP برای آژانس های مسافرتی می‌باشد . همانطور که می‌دانید هزینه‌ی تماس خارج از کشور بسیار زیاد بوده و همواره به یک دغدغه‌های اصلی برای تمامی مسافرین تورهای خارجی تبدیل شده است . حال فرض کنید این هزینه کاملا رایگان شود ! برای مثال شما می‌توانید برای مسافرین تورهای خارجی خود پنلی باز کنید تا در طول زمانی که مسافر در حین سفر است بتواند با تمامی شماره تلفن‌های داخل ایران (اعم از شماره تلفن‌های ثابت و موبایل) تماس کم هزینه برقرار کند و این امکان به شکل اتوماتیک قطع گردد . سازمان شما در قبال این امکان می‌تواند هزینه‌ای اضافه از مسافر دریافت کند یا اینکه وجه تمایز این سازمان با دیگر سازمان‌های همکار باشد .

سامانه نظرسنجی مشتریان

پس از هر تماس ورودی و ارائه خدمات به مشتریان، هنگامی که اپراتور تلفن را قطع می‌کند، مشتری اتوماتیک به سامانه نظرسنجی وصل می‌شود تا بتواند به کیفیت خدمات دریافتی از آن اپراتور امتیاز دهد، ‌در صورتی که امتیاز داده شده ضعیف باشد می‌تواند به پنلی ارتباط داده شود تا دلیل عدم رضایت خود را بیان کند و صدای او ضبط شده و همان لحظه این پیغام ضبط شده و اصل فایل ضبط شده مکالمه برای مدیریت سازمان یا مسئول کنترل کیفیت سازمان ارسال شود .

همینطور می‌توانید پس از ارائه خدمات یا پس از پایان سفر، با مشتریان تماس بگیرید (به شکل اتوماتیک و در زمان از پیش تعیین شده) و از ایشان در مورد خدمات دریافت شده نظرسنجی را انجام دهید .

ایجاد تماس مستقیم با اپراتورها

از جمله مزایا و خدمات VOIP برای آژانس های مسافرتی می‌توان به قابلیت تماس مستقیم با اپراتور در سیستم VOIP اشاره نمود . فرض کنید مشتریانتان با سازمان شما تماس گرفتتد و یکی از اپراتورها خدمات لازم و اطلاعات مورد نظر مشتری را به ایشان ارایه داده است ، در صورتی که این امکان فعال باشد ، اگر مجدداً همان مشتری تماس بگیرد، به شکل اتوماتیک به همان اپراتور وصل می‌شود . این امر برای مشتریانتان خوش آیند است چرا که با یک نفر همیشه در ارتباط هستند . همینطور جداسازی مشتریان هر اپراتور و محاسبه پورسانت دریافتی هر اپراتور نیز با دقت بالاتری امکانپذیر است که این امر برای اپراتورها نیز خوش آیند می‌باشد .

منظور از پشتیبانی سیستم ویپ چیست؟

خدمات و پشتیبانی ویپ در واقع وظایفی‌ است که پس از پیاده سازی و استقرار مرکز تلفن VOIP از سوی شرکت مجری اجرا می‌شود. معمولا در زمان تنظیم قرارداد اجرای پروژه، شرکت‌های این حوزه زمانی را به عنوان پشتیبانی رایگان سیستم تلفن تحت شبکه جهت رسیدن به پایداری ارائه می‌دهند و در صورت نیاز و تایید کارفرما قراردادی مبنی بر ارائه خدمات و پشتیبانی VoIP به صورت فصلی، شش ماهه یا سالیانه تنظیم می‌شود. در مدت قرارداد پشتیبانی، شرکت مجری موظف است طبق مفاد قرارداد، مرکز تلفن ویپ مستقر را از لحاظ نرم‌افزاری، سخت‌افزاری، تهیه نسخه پشتیبانی و … بررسی نماید و مشکلات احتمالی را به حداقل برساند یا در زمان بروز خطا در سیستم در اسرع وقت مشکل را برطرف نماید.

چرا باید از مرکز تلفن ویپ پشتیبانی شود؟

سیستم تلفن VOIP مانند سایر سرویس‌های تحت شبکه علاوه بر اینکه برای پیاده‌سازی و استقرار نیازمند یک متخصص باتجربه است، برای راهبرد و پشتیبانی نیز به یک متخصص نیاز دارد. سرویس و تجهیزات زیادی در شبکه داخلی شرکت دست در دست هم می‌دهند تا شما بتوانید از خدمات مرکزتلفن ویپ استفاده کنید. سرور، سوییچ‌ها، کامپیوترها، زیرساخت شبکه، اینترنت و به صورت کلی تمامی زیرساخت نرم‌افزاری و سخت‌افزاری شرکت در ارتباط با هم یک سرویس را به کاربران ارائه می‌دهند. بنابراین در وهله اول صحت عملکرد هرکدام از این اجزا بسیار حائز اهمیت است و هر کدام از این بخش‌ها به نسبت مقیاس شرکت ممکن است نیازمند کارشناس پشتیبانی باشد.

سیستم تلفن VOIP یک سیستم پیشرفته تلفنی است که از پایداری خوبی نیز برخوردار است. اما از این موضوع نمی‌توان گذشت که چنین سرویس هوشمندی هیچگاه به مشکل نخورد یا نیازمند هیچگونه تغییر یا بررسی منظم نباشد. فرض کنید پس از مدتی تصمیم می‌گیرید تغییراتی در سرور خود ایجاد کنید. مثلا منوی تلفن‌گویا را تغییر دهید، داخلی اضافه کنید، از سیستم خود نسخه پشتیبان تهیه کنید یا صف انتظار جدیدی بسازید. همچنین ممکن است به هر دلیلی سرور مرکز تلفن ویپ شما دچار اختلال شود، بنابراین در این شرایط شما نیاز به یک کارشناس پشتیبان مستقر در شرکت خود یا به صورت On Call در همان شرکت ارائه دهنده بهترین CRM خواهید داشت.

پنج مورد از مهمترین شرایط و ضوابط خدمات پشتیبانی VOIP

• مدت زمان قرارداد پشتیبانی سیستم ویپ

مدت قرارداد پشتیبانی ویپ معمولا به صورت سه ماهه، شش ماهه و سالیانه تعیین می‌شود. در این مدت شرکت خدمات ویپ که وظیفه پشتیبانی VOIP را برعهده دارد، طبق مفاد قرارداد موظف است تمامی موارد را تا پایان تاریخ قرارداد اجرا و خدمت‌رسانی کند.

• نحوه پشتیبانی سیستم VOIP

چگونگی ارائه پشتیبانی VOIP، طبق مفاد قرارداد خواهد بود. به طور مثال اگر تعداد داخلی زیاد و سیستم تلفن حساسی دارید، می‌توانید کارشناس پشتیبان را به صورت مستقر در محل شرکت خود داشته باشید. اگر نیازی به یک کارشناس مستقر ندارید، می‌توانید قرارداد را طوری تنظیم کنید که کارشناس و شرکت پشتیبانی ویپ به صورت دوره‌ای و حضوری سیستم را بررسی و در طول همین دوره به صورت آنلاین و On Call سرویس دهی کنند. به صورت کلی نحوه ارائه خدمات پشتیبانی ویپ بر اساس توافق، نوع و مقیاس پروژه شما تعیین می‌شود.

• نحوه تسویه حساب و پرداخت مبلغ قرارداد ویپ

از دیگر مواردی که در قرارداد پشتیبانی ویپ ذکر می‌شود، نحوه تسویه حساب کارفرما است. این مورد نیز حالات متغیر مختلفی دارد که یا به صورت توافقی بین شرکت پشتیبانی VOIP با کارفرما یا طبق قوانین و سیاست‌های شرکت پشتیبان ویپ تعیین می‌شود. نحوه پرداخت می‌تواند ابتدای یا انتهای هر دوره پرداخت گردد.

• تعهدات کارفرما و شرکت خدمات ویپ

یکی دیگر از موارد مهمی که باید در قرارداد پشتیبانی ذکر شود، تعهداتی است که باید کارفرما و شرکت پشتیبان در طول مدت قرارداد به آن‌ها متعهد باشند. به طور مثال می‌توانید در قرارداد اینطور ذکر کنید که کارفرما نباید اطلاعات دسترسی به سرور را به شخصی غیر از کارشناس مورد تایید شرکت خدمات ویپ بدهد. شرکت پشتیبان نیز به طور مثال موظف است در تمام ساعات اداری در لحظه پاسخگوی مشکلات کارفرما باشد.

• شرح دقیق از موارد قابل پشتیبانی پروژه

بهتر است در قرارداد به صورت دقیق و صریح تمام مواردی که شامل خدمات پشتیبانی می‌شوند را ذکر کنید. به طور مثال ممکن است تجهیزات VOIP شما، مثل تلفن تحت ‌شبکه، گیت‌وی، هدست و هر سخت افزار دیگری که در شرکت خود دارید شامل قرارداد پشتیبانی شما نباشد و شرکت ارائه‎‌کننده خدمات ویپ فقط مرکز تلفن ویپ را پشتیبانی کند. بنابراین بهتر است قرارداد خود را دقیق مورد بررسی و ارزیابی قرار دهید.

در قرارداد پشتیبانی سیستم تلفنی ویپ معمولا چه خدماتی ارائه می‌شود؟

• بازدید دوره‌ای حضوری

به طور مثال اگر شما یک قرارداد پشتیبانی 6 ماهه غیرحضوری با یک شرکت تنظیم کرده باشید، بازدید و بررسی حضوری ماهانه کارشناس شرکت سرویس ‌دهنده می‌تواند بسیار مفید باشد. بررسی فیزیکی سرور مرکز تلفن ، تلفن‌های تحت شبکه رومیزی یا بیسیم، گیت‌وی‌های خط شهری، هدست‌ها و به صورت کلی تمامی تجهیزات مرتبط با مرکز تلفن VOIP از جمله تجهیزاتی هستند که در بازدید دوره‌ای حضوری مورد بررسی قرار می‌گیرند.

• تهیه نسخه پشتیبان

سرورهای مرکز تلفن معمولا ظرفیت محدودی دارند و نمی‌توانند تمامی اطلاعات از جمله گزارشات مکالمات، صندوق صوتی و گزارشات عملکرد افراد پاسخگو را مدت زیادی ذخیره کنند. البته میزان دخیره اطلاعات وابسته به میزان هارد سرور است. به هر حال این ظرفیت هارد هر چه قدر هم بالا باشد در نهایت پر خواهد شد و نیازمند تخلیه بخشی از ظرفیت هارد خواهد بود. علاوه بر این موضوع ممکن است به هر دلیل بر اثر یک اتفاق تمام اطلاعات شما از روی سرور از بین برود. در این شرایط تهیه نسخه پشتیبان هم می‌تواند در شرایط بحرانی از دست دادن اطلاعات به شما کمک کند و همچنین از پر شدن فضای هارد جلوگیری خواهد کرد.

• عیب‌یابی مرکز تلفن ویپ

زمانی که مرکز تلفن شما دارای خدمات پشتیبانی باشد، دیگر نگرانی و دغدغه‌ای بابت رفع عیب مشکلات مبدل خط تلفن شهری، خط E1، سیپ ترانک یا مشکلات تلفن ‌رومیزی تحت شبکه، تلفن‌های بیسیم یا همچنین مشکلات سرور خود را نخواهید داشت. در واقع همیشه خیالتان راحت است که در صورت بروز هرگونه اختلال در بخش‌های سیستم تلفن گویا، شرکت خدمات ویپ آماده رفع عیب و پاسخگویی به شما خواهد بود.

• افزودن امکانات و قابلیت‌های جدید

فرض کنید در شرکت خود یک نیروی جدید استخدام کرده‌اید. برای این شخص نیازمند ساخت یک داخلی، صندوق صوتی و هدایت تماس ورودی از طریق صف‌تماس و تلفن‌گویا هستید. بنابراین شرکت خدمات ویپ می‌تواند در هر زمان که نیازمند افزودن امکانات یا تغییرات در مرکز تلفن ویپ بودید، در کنارتان باشد.

• ارائه مشاوره در توسعه سیستم تلفن ویپ

بسیاری از خدمات بی‌شمار ویپ ممکن است از دید و نظر شما پنهان باشد و تنها از قابلیت‌های معمول یک سیستم تلفن هوشمند باخبر باشید. یکی از وظایف مهم شرکت پشتیبانی ارائه مشاوره و پیشنهاد با توجه به نوع کسب‌و‌کار و نیاز شما خواهد بود. مثلا اگر شما یک بخش به عنوان مرکز تماس دارید، سیستم نظرسنجی تلفنی می‌تواند برای شما مفید باشد. یا اگر از یک نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) استفاده می‌کنید، ارتباط مرکز تلفن ویپ با نرم افزار CRM می‌تواند مزیت‌ زیادی را برای کسب‌و‌کارتان داشته باشد.

هوای کسب‌و‌کارتان را داشته باشید

هر کسب‌و‌کاری برای رشد و پیشرفت نیازمند عوامل انسانی و عوامل سیستماتیک درون سازمانی خواهد بود. مثلا تا به حال شنیده‌اید که یک نفر بدون استفاده از ایده و تجربه عوامل انسانی دیگر بتواند یک کسب‌و‌کار موفق داشته باشد؟ یا تا به حال دیده‌اید یک شرکت 20 نفره از هیچ سیستم نرم‌افزاری مثل حسابداری ،اتوماسیون اداری، انبارداری و … استفاده نکند و به عنوان یک شرکت موفق نام برده شود؟ مطمئنا جواب این سوال هم “خیر” خواهد بود.

کسب‌و‌کارهای امروزی دیگر امکان رشد بدون سیستم‌سازی فرآیندهای درون سازمانی با استفاده از تکنولوژی‌های نوین و سیستم‌های ارتباطی را ندارند. بنابراین شرکتی که استفاده از تکنولوژی را هزینه می‌داند و خود را از سیستم‌های ارتباطی نوین دور می‌کند، به همان اندازه از رقابت نیز دور خواهد شد. مرکز تلفن VOIP یک سیستم ارتباطی هوشمند برای کسب‌و‌کارهایی است به دنبال ارتقای سطح کیفی خدمات خود و ارتباط بهتر با مشتریان‌شان هستند. خدمات پشتیبانی VOIP نیز به شما کمک می‌کند تا در تمام طول مدت استفاده از این سیستم تلفن هوشمند خیالتان آسوده باشد و تمرکزتان بر روی ارائه خدمت بهتر به مشتریان و در نهایت افزایش فروش خود باشد.

ویپینگ با ارائه سیستم VOIP و خدمات مربوطه، راهکارهای لازم را به سازندگان ساختمان ارایه می دهد تا در ارتقاء امکانات ساختمان، نقشی ایفا کند.

در دنیای امروز یکی از مهم‌ترین مسائل برای خریداران مسکن، پس از منطقه و ظاهر ساختمان و کیفیت متریال استفاده شده در ساخت، امکانات رفاهی موجود در ساختمان می‌باشد. بسیاری از ساختمان‌ها دارای امکاناتی مثل استخر، باشگاه و … هستند اما امروزه متفاوت بودن است که باعث ایجاد تمایز و برتری میان دو ساختمان در مجاورت یکدیگر می‌شود. جذاب‌ترین ساختمان‌های امروزه از دیدگاه خریداران، ساختمان‌های هوشمند هستند. این ساختمان‌ها شرایط ایده‌آل را برای رفاه و آرامش و آسایش ساکنین برقرار می‌کنند و ما با سیستم VOIP آماده‌ی پیاده‌سازی بسیاری از امکانات از قبیل سیستم تلفنی مرکزی، آیفون تصویری متصل به تلفن، سیستم حفاظت پیرامونی، سیستم اطفاء حریق، سیستم پیجینگ و … هستیم تا با حداقل هزینه، بیش‌ترین امکانات یک خانه‌ی هوشمند را برای شما فراهم آوریم.

VOIP چیست؟

درواقع VOIP مرکز تلفن تحت شبکه داخل مجموعه است که وظیفه ی ایجاد ارتباط تلفنی داخلی (بین بخش های مختلف) و خارجی را بر عهده دارد. این سیستم تحت شبکه داخلی کار می‌کند (به طور کلی وابستگی به شبکه اینترنت ندارد) و دارای ارزش افزوده‌هایی می‌باشد که مهم‌ترین آن‌ها اتصال مرکز تلفن به سیستم‌های نرم‌افزاری می‌باشد و از این طریق خدمات بیشماری را به مصرف کننده ارائه می‌دهد.

چرا VOIP از نیازهای اساسی یک ساختمان مجهز و امروزی می‌باشد؟

مزیت‌های سیستم VOIP که ساختمان شما را متحول می‌کند و به یک ساختمان هوشمند تبدیل می‌کند به شرح زیر می‌باشد:

کاهش قابل توجه در هزینه‌های زیر ساخت

اگر هنوز کابل‌کشی تلفن، آیفون تصویری، IPTV (تلویزیون مرکزی)، سیستم‌های نظارتی پیرامونی ساختمان را انجام نداده‌اید دست نگهدارید! چرا که می‌توانید با انتخاب VOIP به عنوان سیستم یکپارچه ارتباطی ساختمان، هزینه‌های سیم‌کشی و کابل‌کشی را به شدت کاهش دهید چرا که به جای تهیه‌ی کابل‌های مختلف، با یک کابل شبکه تمامی کارهای شما انجام می‌شود. این خود نیز دلیل بر صرفه جویی بسیار زیادی در کابل کشی‌های مختلف ساختمان می‌باشد.

تلفن گویا (کاربردی برای مجتمع های تجاری و مسکونی بزرگ)

تماس‌های ورودی به بخش مدیریت و اداری ساختمان، ابتدا می‌توانند به سرور مرکزی و منشی دیجیتال وصل شوند و سپس در صورت لزوم با بخش مربوطه (مثل نگهبانی، سرایداری، فروش، تاسیسات و …) ارتباط برقرار شود.

اتصال سیستم آیفون مرکزی ساختمان به سیستم VOIP

با استفاده از VOIP به عنوان سیستم آیفون مرکزی، در هر زمان و هر جایی که باشید، در صورت زنگ خوردن درب ورودی، می‌توانید از طریق موبایل خود متوجه شوید که چه کسی پشت درب می‌باشد. درواقع با زنگ خوردن آیفون منزل یا محل کار، موبایل شما نیز می‌تواند زنگ خورد!

با جایگزین نمودن پنل های VOIP به عنوان آیفون مرکزی ساختمان، از هزینه‌های گزاف خرید پنل و آیفون تصویری بپرهیزید و با هزینه‌ی بسیار کم‌تر، امکاناتی بسیار بیش از یک آیفون تصویری پیشرفته به ساختمان بیفزایید.

این آیفون جدید علاوه بر کارایی آیفون‌های امروزی که در بازار موجود هستند، امکاناتی فراتر دارند که برخی از آنان عبارتند از:

• سیستم آیفون هوشمند
• ارتباط آیفون‌های تمامی واحدها، نگهبانی، مدیریت و … به یکدیگر و ایجاد ارتباط تصویری در صورت تمایل
• اتصال سیستم آیفون به موبایل ساکنین
• اتصال به سیستم آیفون از راه دور، از طریق اینترنت
• اتصال به سیستم آیفون از راه دور، از طریق تلفن
• مشاهده منزل خود از راه دور
• کنترل باز و بسته کردن تمامی درب ها از راه دور

تلویزیون مرکزی ساختمان

با استفاده ازIPTV  دیگر نیازی نیست تا هر واحد سیم‌کشی جدا برای آنتن تلویزیون یا reciver داشته باشد! با یک آنتن مرکزی و از طریق کابل‌ها و انشعابات VOIP تمامی واحدها صاحب تلویزیون دیجیتال می‌شوند و مدیریت می‌تواند بخشی از هزینه‌های ساختمان را از به صورت ماهیانه و از این طریق از ساکنین هر واحد دریافت نماید. همچنین امکان تماشای فیلم از بانک فیلم موجود در ساختمان برای تمامی واحدها فراهم می‌شود.

تماس تصویری

با استفاده از سیستم VOIP می‌توانید به راحتی تماس تصویری برقرار کنید. اگر ساختمان مجهز به سیستم VOIP باشد می‌توانید با نگهبانی، لابی، دیگر واحدها تماس تصویری با کیفیت بالا و به صورت رایگان برقرار نمایید.

نظاره‌گر درون واحد باشید

با استفاده از سیستم مانیتورینگ VOIP می‌توانید از هر نقطه در دنیا، داخل واحد خود را رصد کنید. آیا کسی در واحد هست؟ آیا قبل از بیرون آمدن چراغ ها را خاموش کردم؟ آیا در واحد همه چیز امن است؟

سیستم نظارت از راه دور

با اتصال سیستم  VOIP به سیستم دوربین‌های مدار بسته‌ی تحت‌شبکه (Sip support)، لحظه به لحظه در هر نقطه‌ی دنیا که باشید، دوربین‌های مداربسته‌ی ساختمان شما در دسترس و قابل نظارت می‌باشند.

نکته حائز اهمیت آن است که این مدلCCTV  دارای میکروفون و بلندگو هستند. یعنی شما علاوه بر دریافت صدا و تصویر، می‌توانید صدا نیز ارسال کنید. یعنی هم صدای محیط منزل را می‌شنوید و هم می‌توانید با کسی که در منزل است صحبت کنید و او صدای شما را خواهد شنید.

یکپارچگی سیستم اطفاء حریق با سیستم هشدار تلفنی

تمامی ساختمان‌های در حال ساخت که به سیستم اطفاء حریق نیاز دارند، می‌توانند از همین کابل‌های شبکه استفاده کنند و سیستم اطفاء حریق را نیز به سرور مرکزی وصل کنند. با اتصال ویپ به سیستم اطفاء حریق، اگر آتش سوزی در ساختمان اتفاق بیفتد به شکل اتوماتیک با آتش نشانی و مراکز مربوطه تماس حاصل شده و پیام صوتی از قبل مشخص شده پخش می‌گردد.

ارائه اینترنت به کلیه‌ی واحدها

به دلیل آماده سازی زیرساخت و استفاده از کابل شبکه جهت آماده سازی سیستم VOIP از همین کابل‌ها جهت ارائه اینترنت از یک سرور مرکزی به تمامی واحدها می‌توان استفاده کرد.

پس تمامی واحدها مجهز به اینترنت می‌شوند و می‌توان هزینه‌ی ثابت ماهیانه از کلیه‌ی آنان دریافت نمود.

کاهش چشمگیر هزینه‌های مکالمات تلفنی

یکی از مهم‌ترین موارد و مزیت‌های استفاده از VOIP کاهش چشمگیر هزینه‌های سرسام‌آور قبوض تلفن می‌باشد. پس اگر مجتمعی به بستر VOIP تجهیز شده باشد، تمامی تماس‌های بین واحدها، نگهبانی، سرایداری، مدیریت و … به صورت کاملا” رایگان برقرار می‌شود و این امر تاثیر بسزایی در کاهش هزینه‌ی قبض تلفن مجتمع دارد.

سیستم فکس نرم‌افزاری

دیگر نیازی به خرید دستگاه فکس ندارید چرا که با استفاده از VOIP علاوه بر تلفن، هر یک از واحدهای ساختمان دارای سیستم فکس نیز می‌شود و می‌توانند علاوه بر ارسال، فکس نیز دریافت کنند.

دیگر هیچ تماسی را از دست ندهید و همیشه در دسترس باشید

با این سیستم زمان‌هایی که در منزل یا دفتر کار خود نیستید، می‌توانید تلفن‌های ورودی را روی موبایل خود دریافت نمایید و این امکان شامل هزینه‌ی جداگانه‌ای نخواهد بود. (چرا که عمل دایورت از طرف مخابرات نسبت به زمان و نوع تماس مشمول هزینه است اما در اینجا هیچ هزینه‌ی اضافه‌ای پرداخت نخواهد شد.)

ارتباط منشی تلفنی با شما!

با انتخاب و تعریف این امکان توسط شما، تماس گیرنده می‌تواند علاوه بر پیغام گذاشتن، انتخاب کند که به موبایل شما وصل شود و با شما صحبت کند یا خیر!

این بدان معناست که منشی تلفنی شما می‌گوید “پس از شنیدن صدای بیپ، پیغام بگذارید و یا در صورت تمایل با شماره‌گیری عدد 1 به موبایل آقا/خانم وصل شوید” و پس از شماره‌گیری عدد مورد نظر تماس به موبایل شخص مورد نظر انتقال یافته و موبایل یا تلفن شما زنگ می‌خورد.

دسترسی به پنل مدیریت سیستم در هر لحظه به صورت امن و طبقه بندی شده

از هر نقطه در دنیا می‌توانید با استفاده از یک مرورگر ساده و اینترنت، با سیستم VOIP خود ارتباط برقرار کنید و امکانات مختلف را بر اساس دسته‌های گوناگون مدیریت نمایید و یا هر لحظه می‌توانید مکالمات منزل یا محل کار خود را رصد کنید. مثلا” رصد کنید که دیروز و امروز، دفتر یا منزل شما چه تماس‌های ورودی و خروجی داشته، یا مکالمات ضبط شده را بشنوید یا دسترسی به پروفایل مخاطبین، دسترسی به این امکان فقط توسط مدیریت امکان‌پذیر می‌باشد.

شماره‌گیری از هر نقطه‌ی دنیا با استفاده از شماره تلفن ثابت محل کار یا منزل

شما می‌توانید از هر نقطه در دنیا و فقط با اتصال به اینترنت، به هرجایی که می‌خواهید تماس بگیرید و روی Caller ID  مقصد ، شماره تلفن ثابت منزل یا محل کار شما نمایش داده خواهد شد.

یعنی شما به وسیله‌ی موبایل خود تماس می‌گیرید اما کالر آیدی مقصد، شماره ثابت منزل یا دفتر کار شما را نشان می‌دهد.

بانک اطلاعاتی هوشمند

هر شماره‌ی ورودی به طور خودکار در بانک اطلاعاتی ذخیره شده و حتی در همان لحظه‌ی پاسخگویی به تماس می‌توانید پروفایلی برای تماس گیرنده تشکیل دهید و اطلاعاتی که می‌خواهید به پروفایل تماس‌گیرنده اضافه کنید و نهایتا” امکان دسته‌بندی مخاطبین در دفترچه تلفن هوشمند مثل دسته بندی اقوام، دوستان و … امکان‌پذیر می‌باشد.

امکان ضبط مکالمات

با تعاریف مربوطه، هر تماسی که نیاز باشد را می‌توان ضبط و ثبت کرد. این تعریف می‌تواند همیشه و برای تمامی تماس‌های ورودی و خروجی برقرار باشد و یا می‌توانید تماس‌هایی از شماره‌های خاص را ضبط کنید.

هشدار خانگی و اتوماسیون اداری

این امکان بدین معناست که زمانی که می‌خواهید همه‌ی افراد خانه دور هم جمع شوند (مثلا” برای صرف شام) با اعلام سراسری و فقط با یک کلیک، از طریق تلفن همراه یا دستگاه VOIP به شکل پیام یا تماس همگی را مطلع کنید.

همچنین برای اطلاع رسانی جلسه واحد مدیریت می‌توان به سادگی همه را از زمان و اطلاعات جلسه مطلع کرد و این امکان، تا حد زیادی کار برنامه های اتوماسیون اداری را نیز انجام می‌دهد.

سیستم پیجینگ (جهت مراکز تجاری)

با استفاده از کابل های شبکه و ایجاد ارتباط میان سیستم VOIP و پیجر ساختمان، شما صاحب اپراتور دیجیتال پیجر هوشمند می‌شوید. پس دیگر نیازی نیست اپراتوری استخدام کنید برای صحبت و اطلاع‌رسانی، چرا که این کار را می‌توانید با برنامه‌ریزی مرتب و دقیق و با کیفیت مطلوب‌تر انجام دهید.

چرا تیم ویپینگ را انتخاب کنید؟

برنامه نویسی و ساخت نرم افزارهای جانبی ویپ

ما با تشکیل تیم مهندسی مجرب و توانا، می‌توانیم نیاز های مشتریان را شناسایی کنیم و راهکارها و برنامه های لازم را جهت رفع نیازهای آنان طراحی و اجرا نماییم. پس هرآنچه نیاز شماست، بر خود می‌دانیم تا آن نیاز را برطرف سازیم.

ارائه پشتیبانی واقعی پس از نصب

پس از نصب و راه اندازی سیستم VOIP  بنا به حجم پروژه حداقل دو ماه پشتیبانی رایگان به شما ارائه می‌دهیم و می‌توان گفت هر گونه عیب و نقص احتمالی در سیستم شما ظرف مدت همین دو ماه شناسایی و رفع خواهد شد. پس از دو ماه همچنان با عقد قرارداد جهت پشتیبانی و نگهداری تا زمانی که شما بخواهید در کنار شما خواهیم بود.

ارائه ضمانت کتبی پس از نصب

ما این ضمانت را در قرارداد فی‌مابین خود و مشتری قید خواهیم کرد که در صورت نارضایتی از کیفیت کار، تمامی هزینه پروژه را به شما مسترد خواهد گشت.

قیمت‌گذاری و نحوه پرداخت

هزینه‌ی راه‌اندازی VOIP برای ساختمان‌های مختلف متفاوت است و بستگی به وسعت و مساحت ساختمان دارد و اینکه چه نیازهایی در ساختمان احساس می‌شود و با توجه به اینکه با ایجاد چه امکاناتی ساختمان شما بروزتر خواهد شد. با توجه به نیاز شما و با بررسی مشاوران و تکنسین‌های ما، هزینه‌های نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و اجرای طرح برآورد شده و طی پیش فاکتور به شما اعلام می‌گردد و در صورت موافقت عملیات پیاده سازی و اجرا آغاز می‌شود.

 

با پیشرفت تکنولوژی روز ، بسیاری از سازمان‌ها در حال ارتقاء سیستم‌های ارتباطی خود هستند . جالب است بدانید که در ارتقاء ارتباطات مخابراتی، بیشترین این ارتباطات از سیستم‌های قدیمی ، به  VOIP ارتقاء پیدا می‌کنند . ویرا پردازش رامان با استفاده از سیستم VOIP ، ماژول‌هایی جهت تسریع در انجام فعالیت‌هایی از قبیل کاهش هزینه‌های ارتباطی، بازاریابی، مدیریت مشتریان و… طراحی و آماده سازی کرده است . در این قسمت به شکل اختصاصی به معرفی برخی از امکانات ویژه و پشتیبانی VOIP برای رستوران‌های زنجیره‌ای خواهیم پرداخت ، با ما همراه باشید .

چرا رستوران‌های زنجیره‌ای نیازمند سیستم VOIP هستند؟

رستوران‌های زنجیره‌ای از آن دسته مشاغلی هستند که در صورت عدم وجود تلفن و ارتباط تلفنی با مشتریان، ضربه‌ی زیادی به کسب و کارشان وارد می‌شود. حال با توجه به پیشرفت تکنولوژی در عرصه فناوری اطلاعات و ارتباطات، می‌توان از یک ارتباط تلفنی ساده به عنوان یک راهکار ارتباطی پیشرفته استفاده کرد تا بتوان در راستای گسترش فعالیت‌ها و امور مربوط به رضایتمندی مشتریان، بازاریابی، نظارت و بررسی کیفیت خدمات ارائه شده از سمت سازمان و نهایتا” بررسی عملکرد اپراتورها استفاده نمود .

مشاهده سوابق تماس مشتریان در هنگام تماس

هنگامی که مشتری جدیدی با مجموعه تماس برقرار می‌کند ، صفحه‌ای روی دسکتاپ پرسنل اپراتور سفارش‌گیرنده باز می‌شود تا اطلاعات تماس‌گیرنده و توضیحات مربوطه را وارد سامانه کنند . زین پس در صورت تماس جدید از آن مشتری، در هنگام تماس، صفحه‌ای روی دسکتاپ اپراتورها باز می‌شود که حاوی اطلاعات وارد شده توسط اپراتورها می‌باشد .

هر زمان که بخواهید می‌توانید از کلیه‌ی این اطلاعات ، خروجی دریافت کنید تا در آرشیو اطلاعات مشتریان سازمان همیشه داشته باشید و یا درصورتی که اطلاعات سفارش قبلی از مشتریان دارید، این اطلاعات را به سیستم انتقال دهید .

برای مثال فرض کنیم زمانی که مشتری قدیمی تماس می‌گیرد، روی صفحه‌ی کامپیوتر به ما اطلاعات و آدرس مشتری نمایش داده می‌شود و می‌توانیم زمان آخرین سفارش و حتی لیست سفارش‌ها و حتی جزئیات سفارش‌های پیشین او را بررسی کنیم.

اتصال مرکز تلفن با CRM

در صورتی که رستورانی دارای CRM باشد می‌توان مرکز تلفن VOIP را با CRM ارتباط داد تا مواردی که در بالا ذکر شد به شکل خودکار انجام ‌گردد .

امکان تماس مشتریان با رستوران از بستر وب‌سایت رستوران

فرض کنید مشتری داخل وب‌سایت رستوران شماست و می‌خواهد سفارش خود را به شما اعلام نماید. در این صورت می‌تواند با کلیک روی گزینه‌ی تلفن گویا، تماس اینترنتی با شما برقرار کند و سفارش خود را به شما اعلام نماید. جالب است بدانید در این سیستم هیچ هزینه‌ای شامل حال طرفین تماس نمی‌گردد و تماس‌گیرنده جهت برقراری تماس، صرفا” نیاز به میکروفون و هدفون (یا اسپیکر) خواهد داشت.

قابلیت دسته بندی مشتریان

می‌توان دسته بندی‌های متفاوتی از مشتریان ایجاد کرد تا هر زمان و به هر دلیلی که می‌خواهید بتوانید با گرفتن خروجی از لیست مشتریان مربوطه، آنان را به صورت منظم در اختیار داشته باشید . (مثلا برای ارسال دعوتنامه برای افتتاح شعبه‌ی جدید و یا اطلاع رسانی در رابطه با مراسمی خاص، به بانک اطلاعاتی از مشتریان ویژه یا احتیاج دارید که به این شکل از قبل آماده در اختیار دارید. )

قابلیت دسته بندی اتوماتیک مشتریان شعب مختلف

فرض کنیم رستوران شما دارای چندین شعبه است و کلیه‌ی سفارشات از سمت دفتر مرکزی دریافت می‌شود. زمانی که با تلفن ثابت با رستوران شما تماسی حاصل شود، اتوماتیک در سیستم تشخیص داده می‌شود و به اپراتور سفارش‌گیرنده‌ی مربوط به همان شعبه وصل می‌شود و یا اینکه در پروفایل آن مشتری علاوه بر شماره تماس (که اتوماتیک ذخیره می‌شود) منطقه‌ی مسکونی یا اینکه نزدیک به کدام شعبه است ثبت می‌گردد.

ایجاد ارتباط بین شعب و کاهش هزینه‌ها

در صورتی که مجموعه‌ای دارای شعب مختلف باشد می‌توان بین این شعب ارتباط تلفنی ایجاد کرد . فرض کنید یک شعبه‌ در تهران و دیگری در شیراز باشد ، شما می‌توانید با گرفتن داخلی 201 با داخلی مدیر شعبه تهران، و با گرفتن داخلی 301 با داخلی مدیریت در شعبه شیراز ارتباط برقرار کنید .

حال فرض کنید مجموعه‌ی شما دارای شعبه‌ای خارج از کشور باشد، در چنین حالتی نیز باز هم امکان برقراری ارتباط بین شعب برای شما محیاست!

نکته‌ی قابل تامل آن است که کلیه‌ی این تماس‌ها به شکل کاملا” رایگان انجام می شود!

راهکار نوین کنترل کیفی تلفنی

شما به سادگی می‌توانید در مورد رضایت مشتریان ، به شکل اتوماتیک با آنان تماس برقرار کرده و از آنان در رابطه با موارد مختلف سوالات مربوطه را بپرسید. برای مثال : اگر از کیفیت غذا رضایت دارید عدد 1 و اگر خیر عدد 2 را شماره گیری نمایید.

در هر نظرسنجی تعداد سوالات محدودیتی ندارد و در نهایت شما بدون هیچ انرژی انسانی می‌توانید نظرسنجی کامل و جامعی از مشتریان رستوران خود در رابطه با رضایتمندی مشتریان انجام دهید.

سامانه نظرسنجی مشتریان

پس از هر تماس ورودی و ارائه خدمات به مشتریان، هنگامی که اپراتور تلفن را قطع می‌کند، مشتری اتوماتیک به سامانه نظرسنجی وصل می‌شود تا بتواند به کیفیت خدمات دریافتی از آن اپراتور امتیاز دهد . ‌در صورتی که امتیاز داده‌شده ضعیف باشد می‌تواند به پنلی ارتباط داده شود تا دلیل عدم رضایت خود را بیان کند و صدای او ضبط شده و همان لحظه این پیغام ضبط شده و اصل فایل ضبط شده مکالمه برای مدیریت سازمان یا مسئول کنترل کیفیت سازمان ارسال شود .

ارائه گزارشات تماس سازمان در بازه‌های زمانی متفاوت

شما در هر بازه‌ی زمانی می‌توانید کلیه‌ی گزارشات تماس سازمان را رصد کنید .‌ یعنی ببینید طی یک هفته‌ی گذشته چند تماس ورودی، چند تماس خروجی داشته‌اید یا حتی تعداد تماس‌های قطع شده در IVR و یا تماس‌هایی که به دلیل اشغالی داخلی‌ها به داخلی مورد نظر وصل نشده‌اند را رصد کنید . می‌توانید این گزارش را در بازه زمانی متفاوت یا به تفکیک داخلی‌های مختلف داشته باشید .

هر زمان که بخواهید می توانید از کلیه‌ی این اطلاعات خروجی بگیرید تا در آرشیو سوابق اطلاعات تماس رستوران همیشه داشته باشید .

مانیتورینگ آنلاین مرکز تماس و اعلام وضعیت اپراتور

این پنل وضعیت آنلاین داخلی‌ها را به شما نمایش می‌دهد، این بدان معناست که شما امکان رصد این که کدام یک از اپراتور‌ها در حال مکالمه هستند را دارید، اپراتورهای دیگر چه مدت است که مکالمه‌ای نداشتند . همینطور فرض کنید اپراتوری می‌خواهد برای نهار میز خود را ترک کند، ایشان وضعیت خود را به وضعیت نهار تغییر می‌دهد و سوپروایزر به سادگی با ماژول مانیتورینگ متوجه اینکه اپراتور در چه وضعیتی است می‌شود .

 

ایجاد تماس مستقیم با اپراتورها

از جمله مزایا و خدمات VoIP برای رستوران‌ها می‌توان به قابلیت تماس مستقیم با اپراتور در سیستم VoIP اشاره نمود . فرض کنید مشتریانتان با رستوران شما تماس گرفتتد و یکی از اپراتورها از ایشان سفارش غذا گرفته است ، در صورتی که این امکان فعال باشد ، اگر مجدداً همان مشتری تماس بگیرد، به شکل اتوماتیک به همان اپراتور وصل می‌شود . این امر برای مشتریانتان خوش‌آیند است چرا که با یک نفر همیشه در ارتباط هستند و اپراتور به سادگی در جریان سفارش مشتری خواهد بود.

ایجاد صف مکالمات، تغییرات صف در لحظه و بدون قطعی

برخی اوقات ممکن است یکی از بخش‌ها شلوغ تر از دیگر بخش‌ها باشد و تماس‌های ورودی با آن بخش به گونه‌ای باشد که مشتریان مدت زمان زیادی را باید در صف بمانند تا بتوانند برای پرسیدن یک سوال ساده به یکی از اپراتورهای مربوطه وصل شوند . حال شما می‌توانید به شکل لحظه‌ای یکی از اپراتورهای بخش دیگر را در صفی که شلوغ است وارد کنید تا برای لحظاتی بتواند کمک حال بخش شلوغ باشد و پس از گذراندن زمان شلوغی مورد نظر، دوباره به جایگاه اولیه‌ی خود بازگردد.

امکان ضبط مکالمات

شما می‌توانید کلیه‌ی تماس‌ها با مشتریان را ضبط کنید و از عملکرد پرسنل خود آگاهی بیشتر و دقیق‌تری داشته باشید . همچنین می‌توانید تمامی تماس‌های ضبط شده را در گزارشات تماس و در مقابل هر یک از تماس‌ها ببینید و از تاریخ و ساعت آن تماس نیز مطلع شوید . این فایل‌ها را تا هر زمانی که نیاز داشته باشید می توانید در سرور سازمان نگه دارید .

شنود مکالمات و نجوا

فرض کنید اپراتوری در پاسخگویی به مشتریان ناتوان است ، می‎‌توانید به تماس اپراتور و مشتری اضافه شوید و به گونه‌ای که مشتری صدای شما را نمی‌شنود، اپراتور را راهنمایی کنید تا اطلاعات درست و دقیق به مشتری بدهد، به این امکان “نجوا” می‌گویند . همینطور می‌توانید مکالمه‌ی پرسنل را در لحظه شنود کنید .

در توضیحات و موارد ذکر شده در بالا، به برخی از مزایای کاربردی و امکانات ویپ برای رستوران‌های زنجیره‌ای که می‌توانند پاسخگوی نیاز‌های متداول رستوران‌های زنجیره‌ای باشند اشاره شد . اما با توجه به اینکه سیستم VoIP قابلیت ارتقاء بی‌انتها دارد و برنامه‌نویسان و متخصصین ویپینگ نیز پتانسیل و دانش کافی برای تولید امکاناتی فراتر از امکانات گفته شده در بالا را دارند . در صورتی که نیازی در مجموعه‌ی شما وجود دارد آن را با ما درمیان بگذارید تا به شکل سفارشی آن محصول را برای شما طراحی ، تولید و اجرا نماییم .

Voiping فناوری‌ و راهکارهای مبتنی بر VoIP را به صورت تخصصی در حوزه مطالعات بازار توسعه داده است. در این بخش به بررسی اهمیت استفاده از این فناوری در کسب و کارهای حوزه تحقیقات و مطالعات بازار و ارائه راهکارهای پیشنهادی Voiping خواهیم پرداخت.

تحقیقات بازار

امروزه توســعه مبتنى بر دانایى، جایگزین توســعه مبتنى بر مواد اولیه و توســعه مبتنى بر سرمایه شده است. و کشورها به سمت اقتصاد مبتنى بر دانایى یا همان اقتصاد دانش‌محور در حال حرکت هستند. به عقیده برخى از دانشمندان، دیدگاه آینده، دیدگاه دانایى محوری اســت که در آن جذب منابع انســانى، جذب دانایى و جذب فناوری اهمیت دارد. در این دیدگاه بیشــترین تاکید بر تحقیق و توسعه مى‌باشــد و بدین منظور تربیت و آماده سازی نیروی انسانى کارآفرین مورد توجه قرار مى‌گیرد. موتور محرک پیشرفت‌های فناورانه، ایده‌های کاربردی خلاقانه‌ای است که در ذهن کارآفرینان، مخترعان، هنرمندان و مبتکران شکل می‌گیرد و با پیگیری جدی آنان در قالب کسب و کاری جدید به بار می‌نشیند و مفهوم کارآفرینی آغاز می‌گردد. اما اغلب این کارآفرینان، فارغ التحصیلان جوان و خوش فکری هستند که فاقد تجربه در سه عامل اصلی برای موفقیت در بازار رقابتی هستند. این عوامل عبارتند از:

1. دانش و تجربه مدیریتی
2. منابع مالی کافی
3. شناخت بازار و مشتری

بسیاری از این تلاش‌ها برای راه‌اندازی کسب و کار و حتی خدمتی جدید، به دلیل نبود این سه عامل، با شکست مواجه می‌شود. در میان عوامل فوق، شناخت بازار و مشتریان تخصصی‌ترین و تا حدی مهم‌ترین عامل در جهت موفقیت کسب و کار به حساب می‌آید. در عصر حاضر شناخت و بررسی بازار به عنوان یک تخصص و دانش محسوب گردیده و توسط شرکت‌های تخصصی بر اساس روش‌‌های متنوع تحقیق انجام می‌شود.

تحقیقات بازار چیست؟

تحقیق عبارت است از بررسی کامل موضوع به گونه‌ای منظم و منسجم و بر اساس روش‌های عینی، به منظور کسب اطلاعات یا کشف اصول وابسته به آن. با توجه به این تعریف عنوان گردیده، تحقیقات بازار عبارت است از روش عینی، منظم و منسجم که از طریق آن اطلاعات لازم و مناسب برای تصمیم‌گیری مدیر بازاریابی فراهم می‌آید.

انواع تحقیقات بازاریابی

به صورت کلی تحقیقات بازاریابی شامل دو بخش تحقیقات کیفی و کمی می‌گردد.

تحقیقات کمی

تحقیقات بازار کمی بصورت عددی بوده و نیازمند توجه به اندازه‌گیری پدیده‌های بازار، و اغلب شامل آنالیز آماری است. برای نمونه، یک بانک در رابطه با خدمت ارائه شده به مشتریان به صورت عالی، خوب، متوسط و ضعیف نظرسنجی می‌کند. دیدگاه این نوع تحقیق بسیار ساختار یافته است و معمولا شامل تعداد زیادی مصاحبه است.

تحقیقات کیفی

تحقیقات بازار کیفی اما به دنبال فهمیدن چگونگی و چرایی رفتار مشتریان است. به عنوان مثال، محقق ممکن است نظرات خریدار یک محصول خاص را در خصوص چرایی خرید در قالب انجام یک مصاحبه رو در رو دریافت نماید.

ضرورت استفاده از VOIP در شرکت‌های تحقیقات بازار

همانطورکه پیشتر عنوان گردید، شرکت‌های فعال در حوزه تحقیقات بازار بسته به کیفی و یا کمی بودن یک تحقیق، بر‌اساس روش‌های تحقیق متنوعی اعم از مصاحبه رو در رو، مصاحبه تلفنی، نظرسنجی، جلسات گروه کانونی و … اقدام به بررسی موضوع می‌نمایند. به عنوان نمونه در فرآیند انجام مصاحبه‌های تلفنی با بخش‌های مختلف بازار و یا مصاحبه با خبرگان به صورت تلفنی، ابتدا فرم مصاحبه (پرسشنامه) تهیه سپس براساس لیست موجود، با مخاطبان هدف مصاحبه صورت می‌گیرد. در این فرآیند پرسشگر می‌بایست به صورت در لحظه علاوه‌بر مدیریت مصاحبه به نگارش موارد عنوان شده بپردازد. همزمانی این کار می‌تواند سرعت عمل پرسشگر را کاهش داده و در برخی موارد باعث از یاد رفتن موارد مطرح شده در مصاحبه گردد. در مواردی دیگر پرسشگر، در قالب یک تحقیق کمی سوالاتی با جواب‌های کوتاه را پرسیده و در فرم پرسشنامه تکمیل می‌نماید. طراحی و پیاده‌سازی سیستم VoIP، به صورت مستقیم و غیر مستقیم هزینه‌های تحقیق را کاهش و زمان انجام را کوتاه می‌نماید. همچنین به دلیل تمرکز بالای پرسشگر (به دلیل عدم نیاز به نگارش تمامی مصاحبه) کیفیت تحقیق نیز افزایش می‌یابد.

در ادامه به معرفی و بررسی کاربرد‌های متنوع و متعدد پشتیبانی VOIP در شرکت‌های فعال در حوزه تحقیقات بازار پرداخته شده است.

ضبط مکالمات و مسئولیت پذیری شرکت

با یک سوء تفاهم کوچک شرکت‌ها ممکن است درگیر پرونده‌های حقوقی شوند که می‌تواند منجر به یک دعوای حقوقی شود. با ضبط کردن مکالمات، شرکت شما قادر خواهد بود که بسیاری از این سناریو‌ها را خنثی کند.

بررسی عملکرد

در مسیر اجرای یک مصاحبه کیفی و یا کمی تلفنی، نحوه مصاحبه، نحوه پاسخگویی مصاحبه شونده و … حائز اهمیت است. ضبط تماس، به مدیران این امکان را می‌دهد تا در هر لحظه و زمان به بررسی عملکرد کلی و جزئی مصاحبه پرداخته و بر فعالیت مصاحبه کننده نظارت داشته باشند. نظارت بر مصاحبه و اصلاح، در نهایت منجر به افزایش کیفیت مطالعه خواهد شد.

رضایت مشتری

باتوجه به ضبط مکالمات طی فرآیند مصاحبه، شرکت می‌تواند در قالب فایل تجمیعی از مصاحبه‌های انجام شده و یا به صورت در لحظه، دسترسی به مکالمات را به عنوان یک قابلیت مثبت ارائه نماید. در این حالت مشتری در تمامی مسیر مصاحبه نظارت داشته و به نتایج تحقیق اعتماد بیشتری خواهد نمود.

عدم نیاز به یادداشت

علاوه‌بر موارد فوق، ضبط مکالمات این آزادی عمل را به مصاحبه کننده می‌دهد تا تمامی تمرکز خود را بر روی مصاحبه گذاشته و در زمانی مناسب با تمرکزی مناسب به نگارش مصاحبه صورت گرفته بپردازد. در این صورت نیز کیفیت تحقیق افزایش می‌یابد.

قابلیت تبدیل صوت به متن

همانطور که در موارد فوق اشاره شد، هر مصاحبه نیازمند پیاده‌سازی در گزارش است. ضبط مکالمات علاوه‌بر افزایش تمرکز در حین مصاحبه، قابلیت ارائه خدمات تبدیل صوت به متن را نیز دارد. این قابلیت فرآیند گزارش نویسی را کاهش و سرعت عمل را افزایش می‌دهد.

داشتن چندین شماره تلفن

با استفاده از VoIP می­‌توان چندین شماره در کشورهای مختلف داشت. با استفاده از این روش، مشتریان و یا همکاران تجاری یک سازمان در کشورهای مختلف می­‌توانند از طریق شماره مخصوص به کشورشان، با کسب و کار شما تماس گرفته و در صرف هزینه­ تماس­‌های بین‌المللی صرفه جویی نمایند.

مکالمه گروهی

استفاده از سیستم‌های VoIP امکان مکالمه گروهی و کنفرانس را فراهم می‌آورد. در حال حاضر باتوجه به شیوع بیماری کرونا، بخش زیادی از کسب و ‌کار‌ها به صورت دورکاری به ادامه فعالیت خود می‌پردازند. مکالمه گروهی امکان برگزاری جلسات درون تیمی را برای شرکت فراهم می‌آورد. علاوه‌بر کمک به بهبود شرایط دورکاری، امکان استفاده از این قابلیت در مصاحبه‌های گروهی با خبرگان با قابلیت ضبط مکالمات وجود دارد.

استفاده از شماره ثابت در هر زمان و مکان (دفتر مجازی)

• به طور مثال در زمان دورکاری، کارکنان می‌توانند از راه دور به خدمات رسانی و پاسخگویی بپردازند و با دسترسی لحظه‌ای‌، تنها با اتصال به اینترنت‌، تمامی همکاران با یکدیگر در ارتباط بوده و از خدمات دورکاری استفاده نمایند.
• یک شماره تلفن گویا (VoIP)‌، که عموماً به عنوان شماره مجازی شناخته می­‌شود، کاملاً قابل حمل است. قابل حمل بودن بدین معنا است که در صورت تغییر آدرس محل کار به نقطه دیگری از شهر و حتی کشور، نیاز به خرید شماره‌ای جدید وجود نداشته و امکان ارائه خدمات طبق روال گذشته وجود دارد.

کاهش هزینه‌های تماس بین‌شهری

• درصورتی که از یک اتصال اینترنتی استفاده می­‌کنید، می­‌توانید استفاده از VoIP را تقریباً رایگان درنظر بگیرید. همه آنچه که برای پرداخت بدان نیاز خواهید داشت هزینه­‌های اینترنتی است زیرا VoIP شامل هیچ گونه هزینه اضافی برای سخت‌افزار، سیم، کابل و غیره نمی‌­شود.
• باتوجه به استفاده از اینترنت جهت برقراری ارتباط، تماس‌های بین‌شهری و حتی بین‌المللی با هزینه‌ به مراتب پایین‌تری انجام خواهد شد.
• سیستم مبتنی بر VoIP هزینه‌های پشتیبانی از اطلاعات را به دلیل ادغام سیستم شبکه و تلفن، کاهش خواهد داد. ارائه فضای ابری نیز کمک شایانی به این مسئله خواهد نمود.

 

مصاحبه به صورت خودکار

در بسیاری از موارد شرکت‌های تحقیقات بازاری اقدام به انجام مصاحبه‌های کوتاه با سوالات کوتاه اما در مقیاس فراتر از 1000 مصاحبه انجام می‌دهند. در این حالت اما کافیست لیستی به همراه شماره تماس و مشخصات ( جنسیت، شهر و …) در قالب فایل اکسل تهیه و در پلتفرم بارگزاری گردد. پس از مشخص نمودن بازه زمانی تماس، سیستم به صورت خودکار فایل صوتی از پیش تعیین شده را برای مخاطب پخش و پس از دریافت پاسخ (عدد گزینه مورد نظر را وارد فرمایید) به سوالات بعدی خواهد رفت. این فرآیند برای تمامی افراد حاضر در لیست انجام خواهد شد.

بازخوردگیری از مشتریان

رضایت مشتریان در هر صنعت و بازاری حرف اول و آخر را می‌زند. با استفاده از سیستم نظرسنجی خودکار می‌توانید از نظرات مشتریان نسبت به پروژه‌های انجام شده آگاه شوید. این قابلیت در دو حالت دریافت پاسخ‌های کوتاه با وارد کردن گزینه و پاسخ‌های تشریحی و ارائه نظرات، انتقادات و پیشنهادات وجود دارد.

نصب و نگهداری آسان

نصب تلفن اینترنتی (VoIP) آسان‌تر از تلفن‌­های عادی است. برای این کار نیازی به دانش فنی ویژه و یا افزودن تعداد کابل متعدد وجود ندارد. نصب شامل راه‌اندازی یک تلفن IP حتی بدون نصب نرم افزار است.

سرویس فکس مجازی

حتی در جهان امروز موارد بسیاری وجود دارد که نیاز به تسهیلات فکس پیدا خواهید کرد. VoIP مشخصه­‌هایی به‌نام فکس مجازی برای این منظور ارائه می‌­کند. حساب ایمیل متصل به سیستم VoIP را می­‌توان جهت ارسال و دریافت پیام­‌های فکسی مورد استفاده قرار داد.

دسترسی به سیستم تلفن VoIP از رایانه و تلفن همراه

از دیگر مزایای VoIP می‌­توان به دسترسی کارمندان، از هر نقطه از دنیا که امکان اتصال به اینترنتی قوی و پایدار وجود باشد به تلفنی داخلی خودشان اشاره نمود. اغلب ارائه دهندگان VoIP، اجازه دسترسی به سیستم تلفنی به کمک کامپیوتر و یا تلفن همراه را به شما می‌­دهند.

کیفیت صدا

ارتباطات VoIP  به طور عموم، کیفیت صدای برجسته ای را فراهم آورده است. تماس مبتنی بر VoIP در حالت برقراری ارتباط با یک کلاینت جدید و یا برگزاری کنفرانس با تیم بین المللی ، وضوح صدا به بهترین شکل ممکن ارائه می‌شود.

ایجاد پروفایل مشتریان

در سیستم‌ تلفنی مبتی بر VoIP اطلاعات تماسی مشتریان بر رایانه نمایش داده و در بانک اطلاعاتی ثبت می‌گردد. در ادامه اپراتور مربوطه در حین پاسخگویی به نیاز تماس گیرنده فرمی از نیاز مشتری، زمان تماس، نیاز به پیگیری و … را تکمیل می‌نماید. فرم تکمیل گردیده در تماس‌های بعدی مشتری نمایش داده شده و دیگر اپراتور‌ها نیز با شناخت مناسب از مشتری به پاسخگویی خواهند پرداخت. همچنین در صورت مشخص نمودن حوزه فعالیت و یا نوع نیاز مخاطبان می‌توان آنان را در تماس‌های بعدی به صورت خودکار به بخش و کارشناس مربوطه متصل نمود. به طور خلاصه برخی از مزایای این سیستم برای ایجاد پروفایل مشتری عبارت است از:

• ایجاد پروفایل مشتری
• سوابق ارتباط با مشتری و محصولات خریداری شده
• لیست سرویس­های درخواستی مشتری و وضعیت آنها
• امکان اضافه کردن اطلاعات اختصاصی به صفحه با توجه به نیاز کسب و کار
• لیست تیکت‌های باز مشتری و روند پیگیری آن‌ها با امکان مدیریت تیکت‌ها

پاسخگوی خودکار

در فرآیند سنتی پشتیبانی مشتری و یا مخاطبان با سازمان تماس گرفته، نیاز خود را توضیح داده سپس بر اساس نیاز طرح شده توسط اپراتور به بخش‌های مختلف متصل می‌گردد. در حال حاضر اما با پیشرفت تکنولوژی فرآیند پشتیبانی مدرن گردیده و این امکان وجود دارد تا تماس گیرنده به بخش سوالات متداول که به صورت صوتی و از پیش تعیین شده وجود دارد هدایت شده و در صورت عدم دریافت پاسخ مناسب به اپراتور متصل خواهد شد.